En México, a partir de el 1ero de Enero del año 2011 será requisito utilizar comprobantes fiscales digitales para poder hacer operaciones mayores a los $2,000.00 pesos. Por lo tanto todas las empresas deberán estar preparadas para poder cumplir con este requisito del SAT. Existen ya diversas soluciones que permiten a los contribuyentes crear sus comprobantes. Sin embargo, no todas las empresas que ofrecen sistemas o servicios se encuentran certificadas por la Secretaría de Hacienda, además de que, para que una solución sea válida debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Llaves y Certificados: La solución para Comprobantes Fiscales Digitales debe ser capaz de administrar las llaves públicas y privadas asi como los certificados digitales emitidos por el SAT. Los certificados digitales consisten en el certificado de Firma Electrónica Avanzada y Certificados de Sellos digitales. Esto sirve para validar y corroborar que dichos elementos están vigentes y son seguros.
- Control de Folios: La solución de factura electrónica deberá tener la capacidad de importar los folios para la factura que el SAT ha entregado al contribuyente, validar su número de serie y aprobación.
- Interfase con Contabilidad: La solución de factura electrónica deberá ser capaz de exportar los movimientos generados hacia el sistema contable de la empresa, ya que la ley establece que el registro de las operaciones deberá ser en menos de 24 horas y que no deberá obrar procedimiento manual alguno que pueda generar diferencias, por lo tanto, el sistema de facturación electrónica debe tener la capacidad de enviar la información al sistema contable de manera directa, a través de un archivo plano.
- Trabajo con lenguaje XML: La Generación, interpretación y almacenamiento de una factura electrónica deberá hacerse a través del lenguaje XML.
- Reporte Mensual: El sistema deberá ser capaz de generar el reporte mensual de facturas exigido por el SAT. Todos los folios que se hayan generado durante el mes deberán ser enviados en este reporte. El formato, estructura y requisitos del mismo fueron publicados en el Diario Oficial de la Federación en el Anexo 20 el día 1o de Septiembre del año 2004.
- Impresión: Todas las facturas electrónicas que sean impresas deberán contener los datos fiscales de emisor y el receptor, la Cadena Original que es un compendio de todos los datos relevantes de la factura,el Certificado de Sello Digital o número de serie, La Firma electrónica avanzada o sello digital, así como la leyenda “Este documento es una impresión de un Comprobante Fiscal Digital”.
- Almacenamiento: Para el correcto resguardo de los comprobantes digitales, la solución debe prever que el mismo debe ser hecho en el formato original del comprobante: XML.
